Was muss auf einer Rechnung stehen? Eine Checkliste für Selbstständige und Kleinunternehmer

Als Selbstständiger oder Kleinunternehmer ist es wichtig, Rechnungen korrekt und vollständig auszustellen. Nur so bist du rechtlich auf der sicheren Seite und erleichterst dir die Buchhaltung. In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Pflichtangaben laut §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) zwingend auf jeder Rechnung stehen müssen und was du sonst noch beachten solltest.

Pflichtangaben laut §14 UStG

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Rechnungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Unternehmers
Rechnungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer (jede Nummer nur einmal verwenden!)
Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang und Art der Dienstleistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung
Gesamtbetrag

Unterschied: Rechnung mit und ohne Umsatzsteuer

Kleinunternehmer gemäß §19 UStG müssen keine Umsatzsteuer ausweisen. In diesem Fall genügt ein deutlicher Hinweis, z.B.: „Keine Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG“. Ansonsten sind Umsatzsteuerbetrag und Steuersatz anzugeben.

Rechnungsnummer: fortlaufend, logisch und DSGVO-konform

Die Rechnungsnummer muss einmalig und chronologisch vergeben werden, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Vermeide Lücken und Dopplungen. Außerdem sollten persönliche Daten nur sparsam verwendet werden, um DSGVO-Anforderungen zu erfüllen.

Checkliste für deine Rechnungen

Hier eine kurze Übersicht, die du für jede Rechnung nutzen kannst:

✔️ Vollständiger Name und Adresse
✔️ Rechnungsdatum
✔️ Fortlaufende Rechnungsnummer
✔️ Leistungsbeschreibung mit Datum
✔️ Nettobetrag, Umsatzsteuer oder Hinweis bei Kleinunternehmerregelung
✔️ Gesamtbetrag
✔️ Steuernummer oder USt-ID

Wie FreelanceGen dir hilft

Mit FreelanceGen werden alle Pflichtangaben automatisch ergänzt. So sparst du Zeit und vermeidest Fehler bei der Rechnungserstellung.

Disclaimer

FreelanceGen stellt hilfreiche Tools zur Verfügung, ersetzt jedoch keine professionelle Steuerberatung. Für individuelle Fragen konsultiere bitte einen Steuerberater.